知恵の花

内定先に質問メールをする際のマナーとルールとは

      2017/03/19

内定先に質問メールをする際のマナーとルールとは

内定先が決まり、内定先の会社担当者とのメールでのやりとりが増えてくると思います。

先方からきたメールに対しては必ず返信が必要ですが、こちらから質問がある場合にはどのようにしたらよいか迷うところですね。

まだ入社していないとはいえ、できる限り失礼のないよう、社会人としてのメールマナーやルールは守りたいものです。

そこで今回は、内定先の会社に対する質問メールのルールやマナーについてお伝えします。

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同期に差をつける内定先の質問メールとは

最初の内定先とのメールのやり取りは、今後の企業との付き合いに多く影響してきます。

何事も初めが肝心なので、疎かにせず、入社まで丁寧な対応をするように心がけましょう。

入社後は様々なビジネスメールでの応対が考えられますので、その準備としてもきちんとした対応をしたいものです。

また、今後その会社には長い期間お世話になるのですから、しっかりとしたマナーでのやりとりは常識です。

同期の内定者に差をつけるために企業は、あなた以外の内定を出した学生ともメールのやり取りをしています。

人事の担当者は意外とメールのマナーについてもそれぞれの内定者をよく見ていたりしますのでここでの対応で他の内定者と入社時の差をつけられるかどうかが出てきます。

忘れがちではありますが 宛名の内容、挨拶ときちんと名乗ること、感謝。

それから読みやすい位置での文の改行は、メールマナーとしては必須のポイントなので怠らないようにしましょう。

以上のことに気をつけて、正しい返信内容で担当者とやりとりするように気をつけてみてください。

入社前に内定先に質問しておきたいことを確認しよう

入社前に聞いておきたいことはたくさんあると思います。

仕事の内容、諸条件は今後の生活に多く関わってくるものです。

特に給与や待遇、社の福利厚生、勤務時間の内訳や転勤、残業代の有無、休みの日数については入社前に聞いておくことが大事です。

まともな会社であれば、人事担当者がきちんとした対応をとって説明してくれるはずです。

内定者にだけ詳しく書面上で提示してくれるところもあれば、口頭で月額給与だけをさらっと説明してくるところもあると思います。

もしかしたらそのような事を説明しないまま、「内定承諾書にサインをしてください」としか言ってこない会社もあるかもしれませんが、わからないことがあるときには自分から質問をきちんとした方がよいでしょう。

聞かなかったことを入社してから後悔するのは後味が悪いですし、給与や待遇は今後の生活に密接にかかわってきます。

面接の段階では聞きづらいことでも、内定の返事をもらった後であれば「給与の金額を確認させてください」と聞いても大丈夫です。

その金額次第でその企業に入社するかどうかが変わってくると思いますので、自分にとって大事なことは聞くようにしましょう。

内定先に質問したメールは「一往復半のルール」が基本

こちらからのメールは「一往復半」での対応を質問、確認の問い合わせ等で自分が最初にメールを送信した場合は、相手からの返信に自分からもう一度メールを返して終わりにするという「一往復半」の対応が基本になります。

<返信の「一往復半」のルールとは>

  1. 自分から送信
  2. 相手から自分への返信 
  3. 自分から再度相手へ送信

が目安です。

質問のメールを送った際などは、回答を受け取って満足してやり取りをストップしてしまいがちだと思いますが、回答をもらったことへの「お礼」を再度送信するのを忘れないようにしましょう。

コツとしてはメールの文末を「ありがとうございます」などの感謝で締めくくることが一往復半でやりとりを終わらせやすくなります。

文例としては以下のようなものがあげられます。

  • 承りました。
  • ご確認いただきありがとうございます。
  • お忙しいところ、ご回答いただきありがとうございます。

また、メールのやり取りが続くと、終わらせるタイミングを見失ってしまうかもしれません。

そんな時には次のような文が役に立つでしょう。

  • もし上記の内容でご了承頂ければ、返信はご無用です。
  • もし上記の内容で不都合がありましたらお知らせください。
  • 特に問題がないようでしたら、返信は不要です。

このように、何か問題や不都合があった場合にだけの返信をお願いすれば、やり取りが際限なく続くということも防ぐことができます。

内定先への質問メールの返信がない時い再送する際の注意点

メールを送った相手からの返事がなかなか来ないこともあります。

もし至急の連絡や期限のある仕事の場合には、返事の期限を必ず明確にお願いするようにしましょう。

メールの送信者と受信者の間には、必ずといっていいほど温度差が生まれ、それが「返事が届かない」という事態を引き起こすほとんどの原因です。

お互いにとって、不都合ができる限り生じないためにも、仕事上のメールを送る際には絶対に期限を入れるようにしましょう。

相手が出張や外出、休暇などの都合や忙しくてメールを確認していなかったり見ていても返事ができていないことも考えられます。

内容にも寄りますが、そういった状況のときは電話の方が簡単に返事を聞くこともできたりします。

丁寧に確認をお願いするメールを送るのもひとつの手です。

しかしながら、忙しいために返事が遅れているという場合のことも考えて、「ご覧いただけましたでしょうか」だけではなく、「もしかしたら届いていないのかと思い再送しました」「お返事をいただいたかもしれないのですが、確認できませんでしたのでご連絡いたしました」などというメッセージを織り込むことで、摩擦を防ぐということもテクニックのひとつとして利用できます。

大切なのは相手に不快に思われないような心遣いのあるメールを送ることです。

内定先への質問メールはこうやって送ろう!

わかりやすい件名を書きましょう

メールが届いたときに、最初に目に入るものが「件名」です。

件名に「こんにちは」だけや自分の名前だけを書いてあっても一見何の用件でメールを送ってきたのかが相手に伝わりません。

ビジネスマナーとして、「打ち合わせ日程の件」や「内定研修のお礼」などのように件名を読んだだけでメールに書いてあることが容易に想像できるものを書くように心がけましょう。

会社名の省略はやめましょう!

仕事や研修などで社会人の方にメールを書く場合は、企業名を省略するのは厳禁です。

また、名前の前に必ず会社名を書きましょう。

また、送信先の相手がどこの部署に所属しているのかわかる場合は以下のように会社名、所属名、名前となるように表記しましょう。

例: 株式会社 東西不動産 アパート管理事業部 大野聡子様

最初に名乗るようにしましょう!

自分が送ったメールだということが読んだ相手にきちんとわかるように文頭で必ず名乗りましょう。

その際、ただ名乗るだけではなく「お世話になっております。」などのようにひとこと添えることによって、より丁寧さを出すことができます。

例:

南北大学 経済大学の野中聡です。

入社までの間、いろいろとお世話になっております。

先日は入社式のご案内をお送りいただき、誠にありがとうございました。

『用件だけ』を書かないこと

手紙と違い、メールであれば用件だけ簡潔に書けばよいと勘違いしていないでしょうか。

読まれるという点ではマナーに手紙もメールも違いはありません。

相手の気持ちを慮って心をこめて内容を書くようにしましょう。

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