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面接先から電話がかかってきたらどうする?正しい応対のコツ

   

面接先から電話がかかってきたらどうする?正しい応対のコツ

企業への面接は緊張するものです。
ましてその面接の内容や合否について企業から電話がかかってきたら…
顔の見えないやりとりは、特に緊張しやすいため、失礼がないように対応する必要があります。
電話の対応で、あなたの合否が左右してしまうことも…!?
企業からの電話にどう対応するべきか、電話でのマナーやケースについて詳しくお伝えします。
ぜひ参考にして、慌てず対応できるように、心の準備をしておきましょう!

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面接の電話がかかってきたらどう対応する?

応募した企業から面接依頼の電話をいただいた場合、採用担当者の方はあなたのために、貴重な仕事時間を割いて連絡してきてくださっています。

その事を考えて、丁寧な電話対応を心がけましょう。

また、直接会話するのとは違い、電話では相手の表情がわからないので、声のトーンや話し方に十分気をつけて対応しましょう。

次に、面接の電話がかかってきた際の良い対応例と悪い対応例をご紹介します。

(悪い対応例)

学生:「もしもし?」

企業:「私、株式会社●●の△△です。■■さんでお間違いないでしょうか?」

学生:「そうですけど。」

企業:「この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」

学生:「はい。」
企業:「つきましては、次の面接の日時を調整させていただきたいのですが、◎月△日の●時はご都合いかがでしょうか?」

学生:「空いてます。」

企業:「それでは、◎月△日の●時に弊社でお待ちしております。」

学生:「はい。」

(良い対応例)

学生:「はい、■■です。」

企業:「私、株式会社●●の△△です。この度、◎次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」

学生:「ありがとうございます。」

企業:「それでは次の面接の日時を調整したいのですが、◎月△日の●時はご都合いかがでしょうか?」

学生:「はい、大丈夫です。」

企業:「それでは、◎月△日の●時に弊社でお待ちしております。」

学生:「はい。当日はよろしくお願いいたします。ご連絡ありがとうございました。」

面接日程の調整のための電話連絡ですので、企業から提示された日程を全て受け入れることはありません。

他の企業と重ねっている場合など、事情を話して日程を調整してもらいましょう。

面接先から電話がかかってきたら正しく対応しよう!

面接先から電話がかかってきた時に気をつけるマナーについてご紹介します。

まず大事なことは、相手の話を遮らないことです。

面接先からの電話では、日程調整の連絡であることが大半ですが、その際、先方から面接日時の話が出る前に、自分の都合を話してしまったり、「今週は絶対無理」、「来月改めて連絡して」といって電話を切ってしまうことなどは避けるべきでしょう。

また、日程調整の際、「○日の●時、もしくは●日の…」というように、面接先からの話は長くなりがちですが、その場合でも、途中で遮ることなく最後まで聞いた上で、こちらの希望日や希望の時間を伝えると良いでしょう。

このようなことは、自分では意外とわからないものです。

ましてや、電話では、相手の顔も見えず、言わなくてはいけないことを漏らさず伝えようとすると、どうしても自分中心の話をしようとしてしまいます。

もし、付き合ってくれる友人がおられましたら、ぜひ一度、友人に確認してもらうと良いでしょう。

面接先から電話がかかってきた時に注意が必要なこと

面接の電話がかかってきたら注意すべき点はいくつかあります。

かけてくる相手は企業の方であり、友人知人ではありません。

また、こうした電話対応も企業はよく見ています。

はっきりと選考に関係するとは言わなくても、採用担当者としては、応募者の人となりを見る参考にすることが多いです。

こうした場合に、注意すべき点について、下記に何点かご紹介します。

【注意点①】「はい、もしもし」はNG!

ビジネスでは「もしもし」は不要です。

「はい、〇〇です。」と名前を言いいます。

当たり前なことですが、 案外できてない人が多いです。これができるのとできないのとでは、最初の印象が違ってきます。
 

【注意点②】あいさつを忘れずに!

相手が名乗った後には必ず挨拶をします。

顔を合わせればきちんと挨拶ができるのに、電話でできないのはもったいないですね。挨拶の言葉としては、「お世話になっております。」「こんにちは。」などが良いでしょう。

【注意点③】重要事項は復唱すること

担当者の名前や、日時、場所などの重要事項に関しては、聞き間違いのないよう必ず復唱するようにしましょう。

【注意点④】メモの用意をすること

電話がかかってきたら、受け答えしながらでもメモを準備しましょう。

【注意点⑤】電話を切るときは時間をおいてから丁寧に切ること

一般的には電話を掛けた方が切るのが常識ですが、 企業側は学生側が切るのを待ってから切ることが多いので、 企業側からかけていただいた場合は、最後のあいさつが終わり、少し時間がたってから自分で切っても失礼には当たりません

自分からかけた場合、常識的には相手が切るまで待つのですが、企業側も学生側が切るのを待っていることが多いため、時間をおいてから自分で切っても失礼には当たりません。

文章にすると簡単なことばかりですが、意外とできていない方も多いので、ぜひ気をつけてみてください。

面接先から内定が!電話がかかってきたらどうする?

内定の電話を受ける場合の受け方の良い例を下記致します。

学生:「はい、○○です」

企業:「株式会社××の△△です」

学生:「△△さん、先日はお忙しい中、面接のお時間をいただき、ありがとうございました」

企業:「こちらこそ、ありがとうございました。この度は○○さんに、ぜひ弊社にて勤務していただきたいと思いご連絡差し上げました」

学生:「ありがとうございます。精一杯がんばりますので、よろしくお願いいたします」

この例のように、最初に名前を名乗り、ご連絡をいただいたこと、内定をいただいたことに感謝を述べ、今後お世話になる旨をお伝えすればよいでしょう。

また、内定の連絡であれば、通常、入社までの日程についての説明や内定承諾書などの書類に関することなどが話されると思いますが、今回は割愛します。

もし、内定を辞退するつもりであれば、合格の連絡を途中で遮らず、最後まで話しを聞いた上で内定辞退の意志を伝えてください。

次に、企業からの電話に出られなかった場合の対応についてです。

この場合は、とにかく早くこちらから連絡することです。

就職活動中の企業からの連絡の多くは、面接日時の調整連絡か合否に関する連絡であることが大半です。

そのため、企業側としても、また連絡を受けるご自身にしても、面接日時の確定や合否連絡、入社の意思表示など、いずれの場合においても、早く確認する必要のあることばかりです。

そのため、当日中の折り返しを心がけましょう。

電話に出られない事情はある程度汲んではくれますが、あまりにも折り返しが遅いと、日程調整等が進まないばかりか、心象を悪くしてしまう可能性もあります。

面接の合否の連絡に折り返しする時の例

面接の合否連絡の電話への折り返し方について、例を挙げてご紹介します。

学生:お忙しいところ、恐れいります。私、◯◯大学の△△と申します。 さきほど、◯◯様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。

注意点 挨拶を忘れずに、大学名と名前を名乗ります。相手から電話をいただいたので折り返した旨を告げます。

学生:恐れいりますが、△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。

注意点 担当者への取次を依頼します。担当者の方の部署がわかっていれば、伝えるようにします。

企業:お電話かわりました、△△課の◯◯です。

学生:◯◯様、お忙しいところ、恐れいります。私、先程お電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。先程はお電話ありがとうございました。

注意点 担当者が出たら、大学名と名前を名乗り、電話をしていただいたことへのお礼を述べます。

企業:先程は、面接の合否連絡の件でお電話いたしました。今お時間よろしいでしょうか?

学生:はい、問題ありません。お願いいたします。

企業:選考の結果、◯◯さんにはぜひ二次面接に進んでいただきたいと考えております。

学生:ありがとうございます。ぜひ二次面接を受けさせていただければと思います。

注意点 「ありがとうございます。ぜひ〜」と前向きに答えます。

企業:ありがとうございます。では、面接の日程についてですが、◯◯日の△時からのご都合はよろしいでしょうか?

学生:申し訳ありません。あいにく、そちらの日は都合が悪いので、誠に恐縮ですが、他の日程をお願いできないでしょうか。

注意点 この際、断りづらいからといって、日程的に無理なのに受けるということのないようにしましょう。

企業:わかりました。では、◯◯日の☓時からはいかがでしょうか?

学生:はい、そちらの日程でお願いいたします。

企業:では、◯◯日の☓時に弊社の受付までお越しください。

学生:かしこまりました。◯◯日の☓時、御社の受付ですね。

注意点 日時や場所など大事なことは復唱します。

企業:では、当日お待ちしています。

学生:はい、よろしくお願いいたします。本日はお電話いただき、ありがとうございました。では、失礼いたします。

注意点 電話をいただいたことにお礼を述べます。

きちんと名乗り、お礼を忘れず対応すると良いでしょう。

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