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目指せ円満退職!挨拶メールを送るタイミングと注意点

   

目指せ円満退職!挨拶メールを送るタイミングと注意点

会社を退職するには当たり、今までお世話になった人へ挨拶をする必要があります。

最近はその挨拶をメールでする人も増え、多くの職場で一般的になりつつあります。

しかし、最後とはいえ円満に退職するためには、しっかりとマナーを守ったメールを送る必要があります。

文だけで伝える挨拶には、どのようなことに気をつけたらよいのでしょうか。

ぜひ参考にして気持ちのこもった挨拶メールを送りましょう!

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退職挨拶のメール作成の注意点

退職の挨拶をメールでする時、どのようなことに気をつけたら良いでしょうか。

退職する際にメールを送るとき、退職をするという内容を伝えたり、業務内容の引き継ぎを行なったり、個人的に親しくしていた人への挨拶など、様々な内容を伝えるメールを送る場合があるかと思います。

しかし、退職に関するメールを送る際は、退職の挨拶をする内容、業務引き継ぎの内容、個人的にお世話になった人への挨拶の内容で、完全に振り分けて送る方が良いでしょう。

そうすることで相手に内容が伝わりやすく、退職の挨拶や業務内容の引き継ぎなど混乱がなく内容をはっきりと相手に知らせることができます。

いろいろな事柄を伝えるメールを送るときは、様々な内容を1つのメールに盛り込むのではなく、挨拶や重要な連絡や、業務内容の引き継ぎなどの異なる内容は複数のメールに分けて送るのが良いでしょう。

そうすることで、わかりやすいメールを作成することができるでしょう。

退職挨拶のメールを送るタイミングとマナー 

退職時の挨拶のメールを送るとき、メールを送るタイミングはいつが適切なのでしょうか。

メールを送る日時は、最終出社日の就業1、2時間前をめどにメールを送るのが良いでしょう。

送信先は所属先の上司、同僚 、社内の他部署の方、取引先などの他社の方などこれまで会社でお世話になってきた方です。

メールで伝える内容としては、これまでの感謝や入社してからのエピソード、自分の今後についてや連絡先などを軸にメールを作成しましょう。

どんな場合でも、たとえ退職理由が会社への不満だったとしても、批判的なことを書くのは禁止です。

メールのマナーを守って文章を考えることが大事です。

また、メールの最後には今後の会社の発展を願っているというような内容を盛り込むと良いでしょう。

もう退職するだけだからと思わずに、辞める時のメールひとつで人間力が問われますので、快く会社の仲間に見送ってもらえるような丁寧な文章のメールを作成することを心がけましょう。

退職の挨拶はメールだと失礼?

最近は情報機器や電子機器の発展により、プライベートはもちろん仕事の報告においてもメールで意思疎通を行うことが多くなっています。

退職な挨拶も電子機器を用いての報告をすることが多いかと思いますが、上司などのお世話になった目上の方には、メールだけではなく口頭で挨拶した方が良い場合もあります。

人によってはメールだけでの挨拶を失礼だと思う人もいるため、特にお世話になった人や、上司だけでなく同僚にも、それぞれの人の性格を考えてメールで挨拶をするのか、直接会って口頭で挨拶えお行うのかを判断することをオススメします。

小さい会社では、人数もそれほど多くないので一人ずつ挨拶するなが良いかもしれません。

退職の日に朝礼で突然指名されて退職の挨拶をする可能性もあるので、その準備もしておきましょう。

退職の挨拶をするのにも色々考えなければいけないことが多いので事前にしっかりと挨拶ができるように準備しておきと良いでしょう。

円満退職に向けて!お世話になった人への挨拶メール

一身上の都合などにより円満退社する場合、どのようなメールを書くと良いのでしょうか。

1つめはメールの内容に退社日を入れることです。

2つめは退職する理由を細かく、詳しく書かないことです。

特に会社にマイナスになるようなことは書いてはいけません。

3つめは、今までの感謝を伝えることを忘れないことです。

メールの最後にあと2つ、書いておくべきことがあります。

1つめは、自分の今後についてです。

これもマイナスのことは書かず、前向きに書くことが大事です。

2つめは、後任者の名前を書くことです。

自分の今後の連絡先はメールに書いておくことが望ましいですが、原則的にそれ以外の個人情報は載せないようにしましょう。

引き継ぎなどで疑問なことがあるなど、必要な場合などは、上司に相談してメールの文面をチェックしてもらってからメールを送ると良いです。

お客様や取引先に未来を応援してもらえるように、退職の挨拶のメールの文面も心を込めて作成しましょう。

会社を退職する時に使えるメールでの挨拶例文

退職挨拶メール例文1(社内・同僚部下へ向けて):

社内の皆様へ

お仕事お疲れ様です。

すでに一部の方にはお伝えしておりますが、この度私は一身上の都合で会社を退職することになりました。

入社して5年の月日が経ちましたが、これまで仕事をしてこれたのも皆様の協力のおかげだと思います。

今まで本当にお世話になりました。

大変急な報告で申し訳なく思っていますが、今まで本当にありがとうございました。

退職挨拶メール例文2(社内・同僚部下に向けて): 

社員の皆様へ

大変急な報告で申し訳ございませんが、この度私は家庭の都合により、退職することに致しました。

入社してから10年の月日が経ちましたが、これだけ長い期間勤めることができたのもひとえに皆様のお陰だと感じており、大変感謝しております。

引継ぎの方は、後任の田中さんへ行っておりますので、何か問題がございましたら、ご連絡して頂ければ幸いです。

また今後は関連会社に勤める予定となりましたので、またどこかで何かお世話になることもあるかと思いますので、その際は宜しくお願い致します。

まずは書中にて、お礼方々ご挨拶申し上げます。

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