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メールで質問する時に注意が必要な敬語の使い方とポイント

   

メールで質問する時に注意が必要な敬語の使い方とポイント

就活やビジネスなど、最近はあらゆるシーンでメールでの連絡が多様化しています。
電話とは違い、文面にすると意外に気になるのが敬語の使い方です。
相手に質問やお伺いを立てる時に間違った敬語を多用してしまうのは、社会人として避けたいところです。
今回はそんなビジネスシーンにおける敬語の使い方についてお伝えします。
ビジネスメールの参考にぜひ活用してみてください!

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メールで間違わないために!敬語の種類と違いについて

まず、敬語の基本を考えてみましょう。

多くの人は、敬語尊敬語を同じものと考えているようですが、それは違います。

敬語とは、たくさんの言い方を含めたものの総称ということが出来るかもしれません。

例えば、「謙譲語」「丁寧語」そして、「尊敬語」、これらを含めた言葉が敬語と言われています。

尊敬語は、敬語の中に含まれた言葉の形になるので、敬語と尊敬語は違うものということができますね。

そもそも、尊敬語は目上の人に対して敬意を払い、相手の立場を上だと感じさせる言い方です。

それとは逆に、謙譲語は自分や身内を相手より低めていう言い方を指しています。

つまり、使い方を間違えてしまうと相手の気分を損なわせる可能性もあるのが敬語なのです。

正しい敬語を使うことは、信頼を得るためにもとても大切と言えます。

では、よく使われているけど実は間違っている敬語について考えてみたいと思います。

例えば、「お客様に資料を持参してもらいたい。

この場合の正しい敬語は『資料をお持ちになってください』が正しい敬語になります。

間違って使われやすいのは「資料を持参ください」という言葉ですね。

「資料を持参ください」という言葉だと、相手に不快感を与えてしまいますので、気をつけましょう。

敬語にマナー…企業に質問メールを送る時のポイント

就職活動を進めていくときに、分からない点などがある場合もあります。そのような時、あなたはどうしますか。

わからない点は、先方の企業に質問をするようにしましょう。

もしわからないまま就職活動を続けていくと、あなたの印象が悪くなってしまうこともあります。そ

れが原因で、就職活動が失敗に終わってしまうこともあるのです。

質問することは、恥ずかしいことではありません。積極的に行いましょう。

会社の説明会の場所で、質問がある場合はその場所で挙手をして質問することもできます。

しかし場合によっては、メールで質問するほうがよい時もあります。

電話の場合、相手に時間を取らせてしまうことになります。

印象的にも悪くなることもありますので、メールを送る方法を取ることはお勧めです。

質問のメールを企業に送る場合、気をつけておきたいポイントがあります。

それは、忙しい中あなた個人の質問に対して相手に時間を取らせてしまうという点を忘れないように、感謝の気持ちをメールに込めるようにしましょう。

また、「〇〇の事が分かりません。説明してください。」など、突き詰めるような言い方や、具体例がない漠然とした質問をしないようにしましょう。

このように書けるかもしれません。

「〇〇について、理解が難しい点がありました。私は、△△というように理解をしたのですが、こうした考えでよろしいでしょうか?」

このように、理解できていない点を明確にして、相手に負担をかけないように配慮したメールを送るようにしましょう。

仕事上メールで質問する時に注意したい敬語の使い方

基本的に、敬語で使う「ご」「お」は自分が行う行為には付けません。

相手のためにする行為に「ご」「お」を付けます。

敬語という言葉の考え方は、相手に敬意を示すために使う言葉なので、自分の行為が相手に敬意を表すためにこのようになります。

なので、相手から受けた質問のメールに回答するとき「佐藤様からのご質問にお答えします。」これは正しいです。

でも、自分から相手に質問する場合「佐藤様にご質問があります。」これは間違いになります。

この場合、「佐藤様に質問がございます。」これが正解になります。

これ以外にも「ご説明します」「ご連絡します」などの「説明」「連絡」という行為は、相手のためにする行動になります。

なので、自分がする行動に対しては「ご」「お」を付けることはしません。

先ほどの、質問がありますのメールの書き方のように自分に対しての行為の場合、

「説明をさせていただきます」

「伺いたい点があります」

などということができます。

よくある間違い!「二重敬語」に要注意!

謙譲語も間違いやすい言葉ということができます。

よく間違っている言い方には「二重敬語」という使い方があります。

例えば、「うかがわせていただきます」これは「うかがう」と「いただきます」。この2つの謙譲語が使われています。

この場合の、正しい謙譲語は「うかがいます。」になります。

二重敬語には注意が必要です。

それ以外にも、注意が必要な敬語には「尊敬語+尊敬の助動詞」の形になり、間違えている場合があります。

例えば「社長がおっしゃられています」

この場合「おっしゃる」が尊敬語になります。それに+尊敬の助動詞の「られる」がついています。

これだと、二重敬語になってしまします。

この場合の正しい敬語は「社長がおっしゃっています 」になります。

「られる」の尊敬の助動詞が取れて、正しい敬語になります。

これ以外にも、敬称の使い方が二重になっている場合もあります。

例えば、「部長様」
この場合「部長」という敬称に様をつけるのは正しくありません。

正解は、「部長」です

また、「ご担当者様各位」という表現をする人も多くいますが、これも間違いです。

「各位」は大勢の人への敬称になります。

なので、正しくは「担当者各位」になります。

メールで質問する時は件名も重要に!

件名の理想的な書き方の基本は「20文字以内」に収めることです。

長すぎる件名は読まれませんし、途中で文字が切れてしまいます。

一瞬で理解でき、なおかつ20文字以内で作られた件名は相手に読まれる可能性を高くします。

件名の作り方ですが、理想としては、

  • 「日にち」
  • 「本文の内容」
  • 「相手にどうしてほしいか」

を含めているものになります。

こうした点を含めておくと、本文を見る前に大体のメールの内容を把握することが出来ます。

よくある失敗としては【重要】【緊急】【要返信】を頻繁に活用しすぎるという点があります。

たしかに、このような表現は必ず見てほしい時に有効な方法ですが、頻繁に使用しすぎると効果が薄れてしまうこともあります。

「この人から来る【重要】【緊急】っていつもそれほどではないんだよなぁ〜」と思われて、メールをスルーされてしまっては、元も子もありませんね。

使う時は、本当に大切なメールのタイトルだけにしましょう。

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